Preparación para participación en ferias celebraciones stands eventos publicidad

22 Ago Claves para preparar bien la participación en una Feria

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Tanto si eres una empresa ya consolidada como si estás comenzando un negocio y necesitas dar a conocer a potenciales clientes, aquí compartimos algunas ideas generales que se deben tener en cuenta cuando se pantea la participación en un evento. Puede que sea una feria local, con puestos en la calle por motivos de una fecha en concreto, un evento con charlas y ponencias relacionadas con tu empresa o puede que estés preparando la asistencia a un congreso nacional o internacional.

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Para que todo salga correctamente debemos fijarnos unos objetivos. Este tipo de eventos se planean con bastante tiempo de antelación por lo que todo el equipo destinado a la organización dispone de tiempo suficiente para que sea una experiencia de éxito.

Primeramente se deben tener claros los objetivos, cual es la razón por las que se participa en esta feria. Pueden ser tan diferentes como la de captar emails de clientes, mirar proveedores, hacer contactos con otras empresas, dar a conocer los nuevos productos.

Saber elegir el mejor espacio y exposición. Es importante conocer previamente el lugar donde se hace la feria, saber cuales son las zonas de mas visibilidad, con mayor afluencia de visitantes y ver información sobre las ediciones anteriores.

Todos los gastos se deben contemplar dentro del presupuesto fijado para la feria, desde la couta de participación, el alquiler del espacio, publicidad impresa, diseño del stand e incluso si se necesitan contratar servicio de azafatas.

Prepara bien toda la información gráfica

para transmitir a los visiantes con un

plan de publicidad impresa.

Calcula la cantidad óptima de catálogos a repartir,

ejemplares de la última revista corporativa, flyers, tarjetas de visita

para todo el personal asistente, roll up, lona

y cualquier otro material necesario en el Stand.

 

Puedes apoyar todo el material de imprenta con

muestras de tus productos, la tarifa de precios, una licencia de muestra…etc.

 

Por último debes definir de que forma se llevará el seguimiento y medición de todos los resultados obtenidos, la cantidad de nuevos clientes, de nuevos contactos y medir la repercusión que ha tenido la participación. Este periodo se puede alargar varios meses. Lo importante es cumplir con los compromisos con los visiantes en la feria y enviar los e-mails, muestras y hacer las llamadas acordadas.

 

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Si en circunstancias normales el 50% del éxito de una reunión depende de la planificación previa, en el caso de una feria se llega al 70%.

 

Te recomendamos planificar absolutamente todo previamente y no dejar nada pendiente. Incluso cerrar entrevistas y encuentros por email previamente a la celebración de la feria.

El equipo debe estar formado por un mínimo de dos personas, en caso de ser un producto complejo mejor contar con un técnico entre ellos, pero si en los objetivos defines otras funciones necesitarás un comercial en el equipo que participe. Es muy importante que los empleados y azafatas que participen tengan la formación adecuada. Se recomienda dar una formación previa unos días antes a la celebración de la feria, es una tarea básica reunir al personal y asignar las tareas a cada uno.

¿Es tu primera feria?

Si es la primera vez que vas a participar en una feria, recomendamos que todos los elementos que desarrolles sean modulables y con materiales duraderos, pues seguramente necesites todo para participar posteriormente en otro evento. También es muy importante montar todo el Stand previamente en un lugar privado, tanto las instalaciones de la empresa o en otro lugar donde se muestre como quedará montado previo al gran día. Las ferias ofrecen muchas oportunidades para tu empresa, pero, no a todas las empresas les resulta rentable ir a una feria. Las que más pueden aprovechar el potencial son las pequeñas y medianas empresas. En cualquier caso, conseguir el éxito en estos eventos depende de como hagas esta planificación. La ventaja es que toda la publicidad y el marketing que realices se puede apoyar con muestras de productos para ver, tocar y probar.

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